Co mluví ve prospěch WMS / Business Justification of WMS

14. prosince 2010

English version

Ať už zvažujete výměnu stávajícího WMS nebo jeho zavedení ve vaši organizaci poprvé, obhájit takový záměr bude obtížné. Stejně jako u jiných projektů bude vedení společnosti v dnešním ekonomickém prostředí pečlivě hodnotit potřebu zavedení WMS především po stránce návratnosti investic. WMS může naštěstí již v prvním roce provozu přinést řadu finančních úspor, což má za následek rychlou návratnost investic. Kromě toho WMS napomáhá k dosažení mnoha strategických cílů společnosti, což vám též pomůže takovýto projekt prosadit. Zde uvádíme několik faktorů, které je třeba uvážit při získávání podpory pro zavedení WMS.

Výkon skladu

Nahrazením papírové evidence kompletním systémem pro operativní řízení lze dosáhnout zvýšení celkové průchodnosti skladu o 10 - 15%.  Vzhledem k tomu, že změny papírových dokladů nelze provádět v reálném čase, nemůže z principu takový „papírový“ systém skutečně optimalizovat veškeré skladové aktivity. Díky dávkové povaze řízení na základě papírových dokladů nemá systém přesnou evidenci skladových zásob a často posílá pracovníky do míst, která již neobsahují požadovaný produkt. V řadě skladů s vysokou obrátkou je důležité zajistit, aby doplňování vychystávacích lokací bylo, při znalosti budoucích požadavků, prováděno načas. Tento typ automatizovaného doplňování není možné při řízení na základě papírových dokladů zajistit.

Úspora nákladů

Po přechodu na operativní systém řízení pomocí WMS mohou některé společnosti dosáhnout až 15% snížení nákladů na pracovní sílu. Je to dáno tím, že je optimálně řízeno jak pořadí provádění skladových příkazů, tak i trasa pohybu skladníka. Navíc může být využito prokládání skladových operací. Jde o proces, při kterém WMS přiřadí pracovníkovi různé typy úkolů na základě toho, kde se právě nalézá. Například pracovník zakládající výrobek na určitou pozici může být požádán o provedení inventurní kontroly lokace v nejbližším okolí. Systematické sledování výkonu zaměstnanců zároveň umožňuje objektivní hodnocení zaměstnanců a práci s těmi, kteří nesplňují očekávání.

Minimalizace chyb při expedici

Dopravit špatný produkt k zákazníkovi může být velmi drahé. WMS dokáže výrazně snížit náklady spojené s tímto typem chyb. Ověřuje, že správný produkt je vybrán ze zadané vychystávací lokace, přesunut do určené zóny přistavení a naložen na přistavený nákladní automobil. Automatizovaný sběr dat využívající technologie čárového kódu a RFID odstraní řadu chyb. WMS bude také podporovat kontrolu kvality odchozích objednávek. Řízená kontrola umožňuje, aby objednávky vysoké hodnoty nebo objednávky vychystávané méně zkušenými zaměstnanci podléhaly odpovídající kontrole jakosti.

Kromě těchto oblastí, kde je možné dosáhnout okamžité finanční úspory, může WMS podpořit naplnění dlouhodobých strategických cílů společnosti. V mnoha organizacích nestačí pouze prokázat finanční návratnost, ale zvolené projekty musí být navázány na celkovou strategii společnosti. Níže je uvedeno několik oblastí, kde může WMS takové strategické cíle podpořit.

Zlepšení služeb zákazníkům

Zákaznický servis lze zlepšit tím, že se sníží doba plnění a zajistí vyšší přesnost dodávek. Každý zákazník si přeje, aby objednávky byly plněny včas a bez chyb. Vaši zákazníci budou od nasazení operativního řízení pomocí WMS očekávat předvídatelné plnění a přesnost zásilek.

Služby s přidanou hodnotou

Zákazníci někdy očekávají od distributora přidanou hodnotu v různých formách. Společnosti, které jsou s pomocí WMS schopny poskytovat služby s přidanou hodnotou, jako například označování zboží cenovkami, kompletace a balení zboží ve skladu, uspokojí tyto další požadavky zákazníků. Tyto služby pomohou odlišit se od konkurence. Montáž nebo kompletace během procesu distribuce umožní společnostem, aby realizovaly odkládané strategie na snížení zásob v dodavatelském řetězci. Například označování cenovkami usnadní operace příjmu a doplňování v maloobchodních prodejnách.

 

Zvýšená flexibilita distribuce 

Kromě již zmíněného bude díky nasazení WMS vaše celá distribuční síť výrazně pružnější. S pomocí WMS je jednodušší zpracovat různé druhy výrobků v různých distribučních centrech. Je-li každé distribuční centrum schopno zásobovat zákazníky rozličným zbožím a provádět všechny typy služeb s přidanou hodnotou, můžete inteligentně rozhodovat a udržovat vhodné zásoby blíže zákazníkovi.

Důležitým parametrem pro rozhodování o obchodním případu, který je často z dlouhodobého hlediska přehlížen, jsou celkové náklady na vlastnictví. Životnost systému WMS je obvykle 8-12 let, ale mnohá obchodní rozhodnutí jsou prováděna na základě vyhodnocení nákladů v prvním nebo druhém roce užívání. Ujistěte se, abyste měli k dispozici přesný odhad nákladů na údržbu, rozšíření, podporu a upgrade WMS po celou dobu životnosti systému.

Vytvoření modelu návratnosti investic nepředstavuje konec rozhodovacího procesu. Je třeba posoudit riziko a rozsah projektu. Je důležité zvážit, zda budete požadovat WMS nebo celou sadu nástrojů řízení dodavatelského řetězce, včetně řízení výroby, dopravy, obslužných prostranství. Je důležité určit, zda budete potřebovat pokročilé automatizované funkce WMS, jako jsou optimalizace rozmístění zboží a přidělování práce skladníkům na základě vyhodnocení provozních okolností. Některé jednodušší skladové systémy, jako jsou například funkce poskytované dodavateli ERP systémů, tyto pokročilé funkce nezahrnují. Je také důležité posoudit, jak bude systém schopen reagovat na měnící se obchodní podmínky. Pokud se změní distribuční strategie, získáte další akvizice, nebo výrazně změníte typy produktů, budete chtít, aby se byl WMS schopen měnit s vaší firmou. Hledejte  WMS, který má adaptabilní architekturu, která se může měnit se změnou vašich obchodních požadavků.

Ať už svůj projekt stavíte na „tvrdých“ po úsporách či preferujete „dopad na strategické cíle“, nebo obojí, výše uvedený seznam argumentů vám může poskytnout dobré výchozí informace pro kvalitní rozhodovací proces.
Implementace WMS je závažné rozhodnutí. Hodně štěstí!

 

————————————————————————————————————————————————————————–

 

 

 

Whether you are looking to replace an existing WMS or introduce a WMS to your organization for the first time, building the right business justification can be difficult.  As with many projects in today’s economic environment, a WMS implementation will be carefully examined for return on investment from senior management.  Thankfully, WMS can produce many financial benefits in the first year resulting in a quick return on investment.  Additionally, WMS can link to many of the strategic objectives of your company, which also will help to justify your project.  Here are few factors to consider when developing a business case for WMS.

 

Facility Throughput

It is possible for many organizations to improve the overall throughput of their facility by 10-15% when moving from paper based systems to a task-directed WMS.  Paper systems are not real time and therefore are not able to optimize all the activities in the warehouse. Additionally, the batch nature of paper systems can lead to inventory inaccuracies and workers traveling to locations that are no longer containing product.  In high volume facilities it is important to ensure inventory is replenished to forward picking location in a timely manner.  This type of automated replenishment is not possible with a paper based system.

 

Labor Cost Savings

When moving to automated WMS systems, some companies can achieve a 15% reduction in labor costs.  This is because warehouse tasks are optimized by sequence and travel path with the warehouse.  Additionally, warehouse tasks may be interleaved.  Interleaving is the process by which the WMS will assign a worker different types of warehouse tasks based on their location.  For example, a worker who places product in a storage location may then be asked to perform a cycle count of the same location.  The systematic tracking of employee performance also creates a means to accurately measure employees and coach those that are not meeting expectations.

 

Reduce Shipping Errors

Shipping the wrong product to the customer can be very expensive.  An automated WMS can dramatically reduce the cost associated with shipping errors.  An automated WMS system validates the correct product is selected at the pick location, staged and loaded on the truck.  Automated data collection with barcodes and RFID can help eliminate errors.  A WMS also will support quality inspection of outbound orders.  This allows companies with a WMS to ensure that orders of high value or order picked by less experience employees are sure to receive a quality inspection. 

In addition to these areas where immediate financial savings can be obtained, WMS can support broader strategic objectives.  In many organizations, it is not sufficient to prove only a financial payback, but projects must be tied to the corporation’s overall strategy.  Here are a few areas where WMS may tie to broader strategic objectives.

 

Improved Customer Service

Customer service can be improved by reducing fulfillment cycle time and ensuring the accuracy of shipped orders.  Your customers will come to expect that orders will be fulfilled in a timely and accurate manor.  With a WMS controlling the fulfillment process, your customers will come to expect a predictable fulfillment cycle and accurate shipments.   

 

Value Added Services

Sometimes customers expect additional value from the distribution process.  Companies that can perform value added services such as price labeling and re-packaging in the warehouse using WMS can satisfy these customer demands and help you provide differentiation from your competition.  Assembly or kitting during the distribution process can allow companies to achieve postponement strategies to reduce inventory in their overall supply chain.  Labeling and price ticketing done in distribution can streamline receipt and stocking at retail shops.

 

Increased Distribution Flexibility

Additionally, your overall distribution network can become more flexible by using WMS.  With WMS it is easier to handle different types of products in all distribution centers.  When each facility is able to stock different types of items and perform different types of value added service, you can make intelligent stocking decisions and keep inventory closer to your customer.

A piece of the business case that is often overlooked is the long term total cost of ownership.  The lifespan of the WMS system is typically 8-12 years; however, many business justifications only look at the system costs in the first or second year.  Be sure to make an accurate assessment of the costs to maintain, enhance, support and upgrade the WMS over the entire life of the system.

Building the return on investment model is not the end of the justification process.  You must also assess the risk and scope of the project.  It is important to consider if you require a WMS or an entire suite of supply chain execution technologies including transportation management, yard management and manufacturing execution.   It is also important to determine if you will need advanced WMS capability such as slotting and labor management.  Some simple warehouse systems such as those provided by ERP companies do not include these advanced capabilities.  It is also important to assess how the system will be able to respond to changing business conditions.  If you change your distribution strategy, make acquisitions, or significantly change the types of products you distribute, you want the WMS system to be able to change with your business.  Look for WMS that has adaptable architecture that can change as your business requirements change.

Whether you are building your business case on “hard” savings, strategic impact, or both, the list above can provide a good starting point for building your business justification.  Implementing a WMS is a serious decision.  Good luck!